Cartographie des processus

Qu’est ce qu’une cartographie des processus ?

Une cartographie des processus est une présentation graphique d’un flux de travail, partant d’une action première et aboutissant à un résultat final sous forme de produit ou service. Cette représentation visuelle permet une analyse de chaque étape avec :

• Les différentes actions ayant lieu  ;
• Les personnes responsables ;
• Le temps nécessaire ;
• La fonction de chaque flux ;
• Et les différentes entrées et sorties.

Cet ensemble, une fois identifié, est ensuite illustré par un langage schématique.

Pourquoi faire une cartographie des processus ?

Une représentation visuelle globale facilite la perception de problèmes et de leurs sources. Elle met également en valeur les processus clés et les corrélations, les interactions et la communication interne et externe. A un moment donné du flux de travail, il est possible de définir la prochaine étape, d’observer un retard, d’attribuer une action à un pôle ou d’observer une redondance. Cette analyse permet une optimisation de la série d’actions, dans une logique d’amélioration continue et d’une répartition optimale des ressources correspondant aux thématiques RSE (mois de pertes de temps et/ou d’énergie, meilleure gestion..). Établir une cartographie est donc tout dans l’intérêt de l’obtention de labels RSE tels que LUCIE, EnVol et autres systèmes de management.

Comment faire une cartographie  des processus ?

La création d’une cartographie des processus peut se diviser en six étapes distinctes, applicables pour tout processus :

1. Identifier le processus général à cartographier
2. Définir les différentes activités encourues et les services correspondants
3. Délimiter la cartographie des processus, avec une action de départ et un résultat final
4. Établir chaque étape dans le sens des événements (flux de travail)
5. Utiliser un langage schématique
6. Analyser le processus afin d’accorder les flux, vérifier les étapes et les répétitions

Différentes approches existent afin de faciliter la création de cartographie des processus :

• La définition en premier lieu des macro-processus, puis détailler plus précisément ces processus. Le niveau de détails est important.
• Le rendement des inputs (commande, clients, etc.), puis l’établissement des processus participant à la réalisation de l’objectif final.
• La division des actions et étapes en différents groupes de processus : Réalisation (création de contenu à l’intention du client), Pilotage (analyse et décision pour la Réalisation) et Support (organisation et gestion du processus).

Conseils :

Pour le bon déroulement de cette action, voici quelques conseils  :

• Définir un groupe et une personne responsable du projet ;
• Fixer un délai défini pour la phase de création ;
• Arriver à la réunion avec un brouillon de processus pour éviter le syndrome de la « feuille blanche » ;
• Mettre en ligne la cartographie des processus afin de permettre à l’ensemble du personnel de consulter et commenter le document.